Tietosuojaseloste
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Hämeen Autovaruste Oy käsittelee henkilötietoja asiakkaista sekä mahdollisista asiakkaista, mitä henkilötietoja kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa.
1. Yleistä
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Hämeen Autovaruste Oy (y-tunnus: 1029448-7) (”Hämeen Autovaruste”) käsittelee henkilötietoja asiakkaista sekä mahdollisista asiakkaista, mitä henkilötietoja kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa.
Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita Hämeen Autovaruste noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.
Hämeen Autovaruste palvelee kolmella paikkakunnalla. Jyväskylässä Hämeen Auto -nimellä ja Kuopiossa sekä Iisalmessa Avain Vaunun nimellä.
Hämeen Autovaruste suojaa henkilöiden yksityisyyttä ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Hämeen Autovaruste tarjoamiin automyynti-, huolto-, varaosa- ja rahoituspalveluihin sekä muihin Hämeen Autovaruste Oy:n tarjoamiin palveluihin niin myymälöissä kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan Hämeen Autovaruste yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyyn.
”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.
2. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Rekisterinpitäjä:
Hämeen Autovaruste Oy (y-tunnus: 1029448-7)
PL 44, 40321 Jyväskylä
010 5228 500
Hämeen Autovaruste Oy:n tietosuojavastaava:
Rauha Lohilahti-Immonen, tietohallintopäällikkö
tietosuoja@hameenautovaruste.fi
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja käsittelyn tarkoitukset
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti Hämeen Autovarusteen ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde. Sopimussuhteen osalta henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin, asiakkaan tuntemista koskeviin velvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisiin. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin sekä rekrytointiin perustuu Hämeen Autovarusteen oikeutettuun etuun.
Käsittely Hämeen Autovarusteen nettisivuilta uutiskirjeen tilanneiden osalta perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen
Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:
- Hämeen Autovarusteen tuotteiden ja palveluiden tilaaminen ja asiakkaan antama toimeksianto
- palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
- lakisääteisten velvollisuuksien hoitamiseen
- liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
- palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
- markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
- riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
- Hämeen Autovarusteen kiinteistöjen ja omaisuuden turvallisuuden varmistamiseen
- rekrytointiin
3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö ja tietolähteet
Hämeen Autovaruste kerää ja käsittelee rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.
| Henkilötietoryhmä | Esimerkkejä tietosisällöstä |
| Yhteystiedot | Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. |
| Tuntemistiedot | Henkilötunnus tai vastaava ulkomainen henkilötunniste ja syntymäaika |
| Ajoneuvon tiedot ja haltijatieto | Ajoneuvojen rekisterinumero ja tieto sen perusteella tunnistettavista rekisteröidyistä, ajoneuvon valmistenumero, ajoneuvon huoltohistoria. |
| Tuntemistiedot | Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) määrittämät tuntemistiedot. |
| Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot | Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot ja muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot. |
| Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot | Tiedot Hämeen Autovarusteen ja rekisteröidyn välisestä sopimuksesta, tuote- ja tilaustiedot, koeajotiedot ja –varaukset, asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn yhteydenotot ja reklamaatiot. |
| Rekisteröidyn antamat suostumukset | Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta sekä suostumuksen peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot. |
| Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot | |
| Kameravalvonta | Hämeen Autovarusteen kiinteistöihin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity saattaa näkyä. |
Edellä mainittujen tietojen antaminen on välttämätöntä Hämeen Autovarusteen ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Hämeen Autovaruste palveluiden tuottamiseksi.
Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen yhteydessä, koeajosta sovittaessa asiakassopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakkuuden aikana. Rekisteröity on voinut antaa tietoja Hämeen Autovarusteelle esimerkiksi verkkopalveluissa, sosiaalisen median palveluissa, arvonnan yhteydessä tai uutiskirjeen tilaamalla.
Muista lähteistä kerätyt tiedot:
Hämeen Autovaruste käsittelee myös kolmansien tahojen kautta saatuja henkilötietoja sekä käyttää markkinoinnissa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin.
Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Trafista, Yritystietorekisteristä, Kaupparekisteristä ja luottoyhtiöiden luottorekistereistä.
4. Henkilötietojen säilyttäminen
Hämeen Autovaruste säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Hämeen Autovaruste tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.
Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.
Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.
Ajoneuvon kauppakirjoja ja muuta kauppaan liittyvää materiaalia säilytetään 10 vuotta.
Koeajoon liittyviä asiakirjoja ja tarjouksia säilytetään pääasiallisesti 5 vuotta.
Potentiaalisia asiakkaista koskevia tietoja säilytetään pääasiallisesti 24 kk.
Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Hämeen Autovarusteen suuntaan.
Kun henkilötietoa ei enää tarvita, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa, ellei lainsäädännössä velvoiteta säilyttämään tietoja pidempää aikaa.
5. Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat
Hämeen Autovaruste voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Hämeen Autovaruste varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti.
Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mm. seuraavat tahot:
Maahantuojat (Volvo Car Finland Oy Ab ja Bassadone Automotive Nordic Oy)
Rahoitusyhtiöt
Vakuutusyhtiöt
Traficom
Asiakastieto (luottokyselyt, luotolliset asiakkaat)
Finntakuu, Vaihtoautoturva
Protacon, sähköinen huollon ajanvaraus
Solteq Oyj, ohjelmistotoimittaja
Willsoft Oy, takaisinsoitto- ja viestipalvelu
Aktivitieto Oy, asiakastyytyväisyyskyselyt ja viestintä
Finnchat, kotisivujen chat palvelu
eMaileri, uutiskirje ja asiakasviestintä
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Hämeen Autovarusteen edustamille maahantuojille ja valmistajille (Volvo Car Finland Oy Ab ja Bassadone Automotive Nordic Oy) esimerkiksi raportointia, liiketoiminnan kehittämistä ja tuotevastuuvelvoitteita varten.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.
Hämeen Autovaruste voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Hämeen Autovaruste voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Hämeen Autovaruste on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Mikäli Hämeen Autovaruste on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Tietojen luovutus kolmannelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.
6. Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Hämeen Autovaruste huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.
7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Hämeen Autovaruste käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Hämeen Autovaruste käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.
Kauppasopimukset ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Hämeen Autovaruste voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
8. Rekisteröityjen oikeudet
Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.
Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.
Hämeen Autovaruste poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Hämeen Autovaruste rajoittaa tietoihin pääsyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tässä Tietosuojaselosteessa mainitulle tietosuojavastaavalle.
Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tarkastuspyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.
Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.
Sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen voi peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon laittamalla pyyntö sähköpostiosoitteeseen markkinointikielto@hameenautovaruste.fi. Lisäksi rekisteröidyllä on mahdollisuus poistua suoramarkkinoinnin listalta vastamaalla saapuneeseen markkinointiviestiin viestissä olevan ohjeen mukaan.
9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Vaihde: 029 56 66700
Faksi:029 56 66735
10. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Hämeen Autovaruste kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Jos teemme muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen, muutokset julkaistaan Hämeen Autovarusteen internet-sivuilla.
Tietosuojaseloste on julkaistu 16.5.2019 ja päivitetty 11.12.2020